Ordnungssysteme für Referendare…

…und Lehrer.

Um eines gleich vorweg zu sagen: Ich bin ein Ordnungsfetischist, zumindest was mein professionelles Arbeiten angeht. Das liegt daran, dass ich es schlicht ätzend finde, zu lange nach irgendwelchen Inhalten zu suchen. Aus diesem Grund habe ich schon einige Wege ausprobiert, Ordnung zu halten. Vom komplett Digitalen bin ich wieder weg, nutze aber nun beides: Analoge Strukturen, die es mir ermöglichen, alles zu finden und schnell Ordnung zu halten und digitale Strukturen da, wo es mir sinnvoll erscheint. Da Ordnungssysteme sehr individuell sind, ist dies natürlich kein Königsweg, sondern nur eine Anregung. Nachdem eine Referendarin an meiner Schule nachfragte, wie ich vorgehe, möchte ich euch meine Antwort nicht vorenthalten.

 

Vorbemerkung

Obwohl ich probiert habe, meinen Unterricht und alles drum herum ausschließlich digital zu archivieren (wie man hier lesen kann), bin ich wieder davon abgerückt. Das hat vor allem Gründe in der Ausstattung. Wenn ich nicht überall und ohne Komplikationen mein iPad nutzen kann, nützt es auch nichts, wenn ich alles online archiviert habe. Zudem kommen Probleme des Datenschutzes – vor allem wenn es um amerikanische Cloudsysteme geht. Trotzdem nutze ich – natürlich – auch digitale Wege um Ordnung zu halten. Dabei sind für mich drei Dinge von Bedeutung:

Digital

Evernote für Tafelbilder

Evernote bleibt als offene App zur Archivierung bestehen. Allerdings nicht mehr für Planungen, sondern für Tafelbilder. Dies ist vor allem deshalb wichtig, weil ich, falls die Inhalte für Arbeiten eine Rolle spielen, sichergehen muss, dass ich auch gemacht habe, was ich vorgegeben habe. Ansonsten würde ich Fragen zu Inhalten stellen, die ich nur vorhatte, aber nicht durchgeführt hatte. Das wäre nicht fair. Eine Bemerkung am Rande: Ich lasse auch ab und zu Schüler etwas abfotografieren (das sie dann in die WhatsApp-Gruppe schicken), aber nur unter bestimmten Bedingungen und didaktischen Erwägungen. Wenn ich will, dass einen Gedankengang „nochmals durch die Hand“ geht, müssen die Schüler abschreiben.

Ordnersystem mit sprechenden Namen

Jeder hat ein bestimmtes Ordnersystem. Für mich haben sich zwei Tipps bewährt. Der erste ist, dass ich, neben den Ordnern für ein bestimmtes Schuljahr, die wichtig sind, um die Übersicht zu wahren, Ordner für Material habe, auf das ich auch überzeitlich zugreifen will. Da ich meine Übungs- und Merkblätter (wenn ich sie überhaupt nutze) selbst erstelle, mache ich mir die Mühe so nicht für ein einziges Mal.
Das andere betrifft die Namen. Ich bin dazu übergegangen sehr umständliche, sprechende Namen für die Dateien zu geben. Das hat den Grund, dass ich sie so immer schnell finde. Das ist bei Kürzeln, die netter aussehen, nicht der Fall. So wird aus einem Arbeitsblatt schnell mal eine Datei mit dem Namen AB_Leselupe_Englisch_6.Klasse. Das sieht nicht toll aus, aber ich finde es schnell. Natürlich kann man auch Tags nutzen, aber von diesem System bin ich wieder abgewichen weil es für mich mehr Arbeit machte, als dass es mir Arbeit abnahm.

Seit unsere Schule einen eigenen Cloudservice hat, kann ich von überall auf die Materialien zugreifen. Wenn ich mit anderen teilen will, dann nutze ich vor allem bei großen Dateien immer noch Google-Drive.

Fantastical

Kleine Übersicht am Rand des Programms

Früher habe ich oft Termine vergessen. Das lag gar nicht unbedingt daran, dass ich sie nicht notiert hatte, sondern dass ich nicht mehr wusste, in welchem Kalender ich sie notiert hatte, ob es nun online oder offline war. Aus diesem Grund nutze ich nur noch einen digitalen Kalender, in den ich auch einprogrammieren kann, wann etwas ist. Das geht so weit, dass ich sogar einzelne Unterrichtsstunden über das Halbjahr samt Raum dort eintrage. Hört sich viel an, erspart mir aber viel Rumlaufen. Die App Fantastical hat zumindest in der iOS-Variante den Vorteil, dass sie sehr übersichtlich ist (den genauen Kalender zeige ich hier aus Gründen des Datenschutzes nicht an).

Analog

Ich habe mir über die letzten 5 Jahre ein Drei-Wege-System erarbeitet, mit dem ich nicht nur sehr gut lebe, sondern das den Vorteil hat, dass ich so gut wie nicht mehr „aufräumen“ oder „Klar-Schiff-machen“ muss, wenn zum Beispiel die Ferien beginnen.

Das System funktioniert folgendermaßen

1. Gliederungsmappe

Alles, was ich für die nächste Woche brauche (dazu gleich noch eine Anmerkung), habe ich in der Gliederungsmappe. So kann ich schnell darauf zugreifen und es ebenso schnell herausnehmen.

2. Hängeregister

Wenn ich (vor allem mit vollem Deputat, d.h. Vollzeit) nach Hause komme, habe ich andere Sachen zu tun, als Blätter einzusortieren. Da ich allerdings, wie gesagt, auch nicht ertrage, wenn alles irgendwo rumfliegt (und ich meistens noch einige Arbeiten herumliegen habe, die ja auch schon Platz wegnehmen) habe ich ein Hängeregister, das im gleichen System wie die Gliederungsmappe angelegt ist. Von dort nach dort braucht es 1 Minute. Dann ist die Mappe wieder frei.

3. Ordner

Natürlich habe ich auch noch die guten alten Ordner. Die kommen aber erst zu ihrer Funktion, wenn ein Schuljahresabschnitt wieder vorbei ist (und zum Beispiel Ferien kommen). Das Schöne ist: Durch die Hängemappe kann ich nun theoretisch alles, was ich gesammelt habe, so wie es ist, einordnen. Auch das nimmt nicht viel Zeit in Anspruch.
Nun habe – analog zu dem Ordnersystem – auch mehrere Ordner, die nicht nach Schuljahren, sondern nach Material-/ und Methodenart angelegt sind, damit ich nicht alles, was ich sowieso schon angelegt habe, wieder ausdrucken muss, wenn ich es mal wieder brauche.

Zusatz

Die wichtigsten vier Word-Dateien

Neben diesem System, welches für mich so gut funktioniert, dass mein Schreibtisch nahezu zu jeder Zeit komplett frei ist (was mir das klare Denken leichter fallen lässt), habe ich noch drei Dokumente, die mir helfen. Zum einen sind das zwei Vorlageblätter für Arbeitsblätter. Sie sehen nett aus und ich brauche nicht stundenlang zu formatieren. Dasselbe gilt für Klausuren.
Und zuletzt erstelle ich aus zwei Gründen Wochenpläne, die ich tatsächlich ausdrucke und vorne in die Mappe lege. Zum einen hilft es mir, daran zu denken, welches Material ich für welche Stunde brauche, da ich dies nicht immer in den Kalender eintragen möchte. Zum anderen ist es gleichsam eine To-Do-Liste, die mir hilft zu sehen, wie viel ich schon vorbereitet habe, und ob ich ein Zeitfenster habe – zum Beispiel um einen Blogeintrag zu schreiben.

Dies zusammen ist ein System, welches sich über die letzten Jahre entwickelt hat und mir die Möglichkeit gibt, effizient zu arbeiten (auch wenn mit Sicherheit noch andere Systeme funktionieren).

Mein absoluter Tipp ist, dass man sich Zeit nehmen sollte, um ein System zu entwickeln, das einem „hinten raus“ wiederum viel Zeit gibt. Mit diesem System habe ich es für mich erreicht.

Was haltet ihr davon? Habt ihr auch ein persönliches System? Welches System bevorzugt ihr?

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13 Kommentare zu Ordnungssysteme für Referendare…

  1. Jan sagt:

    Bei mir ist alles, aber wirklich alles in OneNote gespeichert. Bin damit sehr zufrieden.

    • Petra sagt:

      Ich bin beeindruckt – das würde ich auch gerne schaffen. Zur Umsetzung ist mir folgendes unklar: wie kommen die Arbeitsblätter an die Schüler? Bei uns ist die Papierform üblich. Kann man von Onenote aus im Kopierer kopieren? Was machst du mit übrigen Arbeitsblättern (ein Schüler fehlt, ich sammele die Aufgabenstellung in meinem ‚Vorbereitungsklappordner‘, der für die jeweilige Stunde alle Vorlagen in analog enthält).

  2. Pkj.Berger sagt:

    Hallo ihr alle ,allgemeine Seitenzahlen können auch Erfahrungen werden bei der Polizei -prefektura oder Leonardo Da Vinci Universität in Milano Archive des Vatikan oder Franziscus1 geforscht werden ,im koensens .Auch papyros Herstellung …Gr Master Peter
    PS : da gibt es da ich wenn Nachfrage besteht fachkundige die sich nur um Farbe kümmern !?!

  3. Malte sagt:

    Interessant beschrieben, ein guter Artikel. Nur auf Datenschutzbedenken bei EN hinweisen, ein paar Zeilen später aber WhatsApp erwähnen, welches ohne Erlaubnis den gesamten Adressbuchinhalt abgreift, ohne das dem die Eingetragenen jemals zugestimmt haben. Passt nicht übereinander.

  4. Mufflkuchen sagt:

    Wir haben eine verblüffend ähnliche Struktur! AB- und Klausur-/EH-Dummys, Registermappe, Ordner fürs Langfristige.

    Ich trage (statt Wochenplänen) zudem alles manisch in meinen Kalender ein – von den Themen aller Stunden über Kopierzeit bis hin zur Vetretungsbespaßung der 5x.
    Papierausmisten (übrige Kopien, Info-Zettelchen zu Fortbildungen, benutzte Folien…) gehört trotzdem bestenfalls wöchentlich zum Programm!

  5. Herbert sagt:

    @Ivo: zur Analog-digital-Verknüpfung eine Anregung zumindest, was Papier-Notizbücher betrifft:
    Ich verwende (von Leuchtturm) Notizbücher, die vorne Index-Seiten haben (die ich allerdings nicht nutze) und deren Seiten nummeriert sind. Pro Semester reicht mir 1 Notizbuch. Beim Scan erkenne ich durch das Scan-Datum, aus welchem Notizbuch es stammt, die Seitenzahl befindet sich auch auf dem Scan – so finde ich die Richtung digital -> analog.
    Du meist aber wahrscheinlich eher die Richtung analog -> digital. Ich würde einen leicht zu merkenden Code generieren, also z. B. Dein Tag sj1617, dazu die Seitenzahl im Notizbuch. Beispielsweise __sj1617_098 oder bei mehreren Notizbüchern __sj1617_01_098
    Diesen Code würde ich in der Notiz des Dateianhangs aufnehmen. Damit finde ich digital sofort die dazugehörige Papierseite – und analog den zugehörigen Dateianhang, wenn ich auf die Papierseite noch „sj1617_098“ schreibe.

  6. Herbert sagt:

    Toll finde ich, dass Du einleuchtend erklärt hast, wie und warum diese Variante so gut für Dich funktioniert. Aus gut gemachten Fall-Schilderungen kann man sich eigentlich immer eine Scheibe für das eigene Vorgehen abschneiden, selbst wenn man einen anderen Aufbau bevorzugt. Bei mir klappt eben Evernote (zusammen mit Dokumentenscanner und Tablet) mit inzwischen 15.000 Dokumenten sehr gut, tatsächlich verwende ich seit einigen Jahren – fast – keine Papierordner mehr, weder beruflich noch privat, funktioniert auch problemlos – sogar gegenüber dem Finanzamt 🙂 Und eben auch für die Unterrichtsvorbereitung. Wobei ich überall einen sehr guten Empfang habe. Und wenn ich mal unterwegs bin, setze ich bei Evernote oder Dropbox das Häkchen „offline verfügbar machen“, dann klappt das eigentlich auch recht gut.

    Allerdings sehe ich etwas anders als Philippe: Ein – eigenes – System hat bei einem umfangreichen Datenbestand doch große Vorteile. Klar klappt die Suche in Evernote wunderbar, auch mit Mac-Spolight oder Win-Suchtools werde ich fündig. Allerdings stoße ich so nur nur auf Informationen, die mir im Such-Moment gerade präsent sind. Es gibt aber sehr viel gutes Material, das schon nach einigen Monaten dem „analog/digitalen“ Vergessen anheim fällt. Ob nun Ordner auf der Festplatte, ein Muster bei Dateibenennungen oder Schlagwörter in Evernote (oder eine Hängeregistratur/Papierordner) – solche „Bündelungen“ finde ich schon enorm hilfreich im Alltag.

  7. Ivo sagt:

    Hallo.

    Auch von mir ein paar Anmerkungen:

    Ich habe fast alles digital. Wir haben überall WLAN und auch reichlich Rechner herumstehen. Die kritischen Sachen liegen auf einem verschlüsselten USB-Stick. Die unkritischen in der Cloud.

    Was mir noch fehlt: Ich könnte einen Link zwischen Analog und Digital brauchen. Ich habe Blätter, Seiten in Notizbüchern, …, zu denen auch eine Datei gehört. Da fehlt mir noch eine geeignete Option. QR-Codes sind mir zu aufwändig. Scannen und ablegen ist auch nicht so toll, da sich der Inhalt der analogen Seiten ständig ändert.

    Meine Dateien haben auch alle lange Namen. Noch ein Tipp: Ich versehe Dateien, die zu einem bestimmten Schuljahr gehören mit dem Tag sjXXYY. Also sj1617 oder sj1516. Dann kann ich schon am Dateinamen sehen, welchem Jahr die gefundene Datei angehört. Ähnlich mache ich es mit kj17 oder kj16 für Kalenderjahr.

    Mit diesem Prinzip „tagge“ ich viele meiner Projekte.

    • Wolfgang Godlinski sagt:

      Evtl. könnte hier ein Paginierstempel hilfreich sein.
      Das betreffende Dokument mit eindeutiger Nummer stempeln und diese Nummer im Dateinamen oder der EN Notiz vergeben.

    • Bob Blume sagt:

      Das ist eine gute Idee, nur: Für mich ist sie innerhalb meines Systems nicht so relevant, denn die Frage ist ja, was ich genau damit bezwecke zu wissen, wann ich es gemacht habe. Meistens ist es für mich nur deshalb wichtig, weil ich etwas suche, was sowieso überzeitlich ist. Und das kann ich dann besser in den Ordner ablegen, bei dem das Schuljahr keine Rolle spielt.

  8. Habe mir alle Systeme wieder abgewöhnt. Nutze ein liniertes Moleskine das ich von vorne bis hinten vollschreibe, ohne irgend eine Ordnung. Wichtiges digitalisiere ich mit Evernote. Dateien speichere ich mehr oder weniger in einem Ordner (Google Drive), Notizen mache ich digital mit Evernote. Dann suche ich mit Spotlight oder Evernote nach dem Begriffen und finde die Dokumente (egal wie sie benannt sind).

    • Bob Blume sagt:

      Ich erinnere mich, dass du da mal drüber geschrieben hast. Finde ich mutig, aber mir selbst ist dieser (scheinbare) Kontrollverlust zuwider.

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